コラム～整理収納で心地良いオフィス空間づくり②
沖縄県那覇市に本社を置き、沖縄県のオフィスづくりをサポートしている、沖縄オフィスづくりナビの仲里です。
私は片付かない自宅をどうにかしたいと考え、4人目出産後を機に「整理収納アドバイザー」という資格を取得しました。
前回はモノの整理には、「保管」→「保存」→「廃棄」の流れがあり整理整頓をすることが、業務の成果へと繋がることをお伝えしました。 前回のお話はこちら
今回は、こちらの続きになります。
オフィスにあるモノは情報ということを共通認識とし、社内だけでなく個人単位でもルールを設けることで、上手にモノと付き合っていきたいですね。
モノや情報を整理をしていないと・・・
〇保管や廃棄の期限がなく、どこに何があるのかなどが不明で無秩序な状態。
〇書類の紛失などで提出期限が過ぎ、相手先にも迷惑をかけてしまう。
以上のようなことが起こるとお客様からの信頼を損なうことにも、なりかねません。
デスクの上にある書類や、名刺やメモもすべて情報です。
しかし情報によってどのように取り扱うかは部署間、個々人においても差があり、日々の業務の合間に決めることが多すぎて後回しになってしまうのは想像がつきますね。
だからこそ、有限である時間や空間に線を引く必要があります。
社内向けなのか、社外向けなのか、どのような仕事と関連しているのか？
どこまで共有が必要なのか？どの頻度で使用するのか？
具体的に、それぞれの情報の性質や期限、使用する頻度に合わせて、保管場所を考えていきます。
人間の脳の仕組み
人間の脳は、視覚から得た映像、画像などの情報を脳に送ることで、距離を測ったり、数を数えたり、分析したりしています。
脳が仕事をしている状態です。
散らかったオフィスにいると、頭の中に情報がいっぱいになり、無意識に脳を使い過ぎている可能性がある上に、
使わなくていいエネルギーまで消費してしまいます。
脳の容量いっぱい自分のタスクに集中できたら、もっと楽に仕事に集中でき、作業が効率的になりますね！
整理整頓の解決ポイント！
- 使用用途で分ける
- 使用者で分ける
- 使用頻度・優先順位で分ける
・緊急重要、それ以外
・未処理
・要返信
・保管
・保存（まとまったら倉庫にもっていく）
人間の脳と整理整頓は密接に関わっていると言えます。やるべきこと大切なことに集中し、業務の効率化、成果へと繋げていきましょう。
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