コラム～整理収納で心地良いオフィス空間づくり①
沖縄県那覇市に本社を置き、沖縄県のオフィスづくりをサポートしている
「沖縄オフィスづくりナビ」の仲里です。
私は片付かない自宅をどうにかしたいと考え、4人目出産後を機に「整理収納アドバイザー」という資格を取得しました。
整理収納は家庭内で得られるメリットが数多く挙げられていますが、オフィス環境にも同じような事が挙げられます。
その中でも、得に抑えたいポイントを複数回に渡り、お伝えしていきたいと思います。
最近は５Sという言葉をよく耳にしますが、オフィスの整理整頓をすることで、探し物の時間を減らすことができ、業務効率がよくなりますよね。
では、整理整頓をしないとどのような弊害があるでしょうか？
例えば、、、
〇デスクの上に書類が山積みで大切な書類を紛失してしまい相手先への提出が遅れ、作り直しで社内の人に迷惑がかかる
〇名刺が散乱し必要な情報をうまく使えず、お仕事の機会を逃す
〇デスクトップがファイルでいっぱいで探している
と仕事に取り掛かるまでに時間がかかる。
このような状態が起こる原因の一つにモノの整理をしていない事が挙げられます。
整理とは、不要なモノを手放すこと、区別することを言います。
手放すためには、いったい何のためにモノがあるのか、モノを持つ意味を理解し価値基準をもって精査することが大切です。
そしてオフィスにあるモノは情報です。
情報には、社内報や履歴書など常に更新されていく情報や定款・登記関係書類のように長期的保存が必要な情報などがあり、種類によって保管期限が変わります。
総務関係書類ならで2～5年
経理関係は7年
会社法に関わる書類は10年など法律で定められた保管期限や、書類の持つ性質を判断し、精査することで増え続けるのを防ぐことができます。
「保管」→「保存」→「廃棄」
など、入ってきた情報が出ていくまでの流れを作ることができれば、勝手に片付くシステムになり、また社内だけでなく個人単位でもルールを設けることで、よりスムーズにモノや情報を取り扱う事ができ、時間のロスを減らし、成果へと繋げていく事ができます。
ここまで、「整理収納」の観点からオフィス環境に与える効果について述べてきましたが、
次回「コラム～整理収納で心地良いオフィス空間づくり②」に続きます。
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