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業務部門の生産性向上を実現させる7つの施策


私どもは仕事柄、地元の経営者の方とお話をする機会が多いのですが、
「内務部門の人手が足りなくて困っている」
「内務部門の生産性を高める方法が分からない」
「無駄な業務が多い気がするけど、何から手をつければ良いのか分からない」
「業務内容が属人化してしまっている」
といったご相談をいただく機会が増えてきました。



ICTツールを活用することで、業務部門の生産性を向上させることができます。

今回は業務部門の生産性向上を実現させる7つの施策をご紹介します。

施策①勤怠管理システムを導入する
タイムカードや出勤簿を活用して勤怠管理をしている企業様も多いのではないでしょうか?毎月の勤怠時間の集計作業は意外と時間がかかるものです。

勤怠管理システムを導入することで、毎月行う勤務時間の集計作業や計算作業を
自動化することができるため、勤怠管理業務にかかる時間を大幅に削減することに繋がります。

また、給与ソフトと連携すれば、勤怠管理システムの勤怠データを
そのまま給与ソフトに反映することができるため、給与計算作業も効率化することができます。
       

施策②FAXの電子化を行う
連絡手段としてメールが普及した現在でもFAXを使う習慣が根付いています。
FAXを活用している企業様は下記のようなお悩みはありませんか?
「受信したFAXの仕分け作業にかなりの時間がかかる」
「他の人がFAX機を利用中の場合、順番待ちをしなければならない」
「FAXで届いた書類を紛失してしまい、度々探す作業が発生する」
「会社に出社しなければ、FAXを確認・送信をすることができない」

FAXを電子化することで、自動でFAXを仕分けすることができるため、これまで行っていたFAXの仕分け作業が不要となります。

また、パソコンからFAXを送付することができます。FAXを利用するために順番待ちをする必要がなくなるため、時間のかかる業務を大幅に効率化することができます。
       

施策③ビジネスチャットツールを導入する

顧客からの電話の取次ぎを行う際に、電話や紙のメモ書きを使っている企業様も多いと思います。しかし、担当者が顧客対応していたり、外出をしている際には、電話が通じず何度も連絡をする必要があります。

また、紙のメモ書きでの情報伝達では担当が見るまでに時間のかかることがあり、緊急性の高い連絡を行う際には向いてません。

そこで弊社では、ビジネスチャットツールを活用することをおすすめしています。メールで電話の取次ぎを依頼する方法もありますが、メールでの情報伝達は、送信先や件名、メッセージを入力する必要があり時間がかかります。

また、他のメールに埋もれてしまい、受電報告のメールに中々気づかないケースもあります。一方でビジネスチャットツールは、送信先や件名を必要とせずに簡単に要件のみを伝えることができます。緊急の連絡があった際にも、スマートフォンの画面上に通知があるため、担当者が外出中でも用件を手軽に把握することができます。

              

施策④ワークフローツールを導入する
各種申請業務や承認業務を紙書類を使って行っている企業様も多いです。しかし、申請書類などは、誰かの机の上で止ってしまい、承認されるまでに時間がかかることが多いものです。特に承認を行う社長や役職者が出張や長期休暇の際には、申請書類が机の上に置かれたまま、しばらく放置されることも多いのではないでしょうか?そして、業務担当者は、申請書類がどこで止まっているのかを確認する作業が発生したりと、無駄な業務を生み出していることがあります。

そこで、ワークフローツールを導入することにより、各種申請業務や承認業務といった時間のかかる業務をインターネット上で行うことができます。どこで申請が止まっているのかを簡単に把握することができます。
       

施策⑤RPAを導入する
RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略称です。パソコンを使って行う一連の作業をソフトウェア型のロボットが自動で作業をしてくれるシステムです。内務部門で行っている業務内容は、毎日繰り返し行う業務内容が多いため、RPAを導入すれば繰り返し行う業務を自動化することができます。

具体的には下記のような業務内容を自動化することができます。
・商品情報をまとめたEXCELファイルを基幹システムに転記する作業
・帳票発行作業や経費精算作業
・入金の消込み作業 など

上記のような繰り返し行う定型的な作業内容をロボットがミスなく素早く自動で処理をすることができます。そのため、RPAを導入することで、本来内務部門が時間を割かなければならない業務に集中することができ、業務の効率化に繋がります。
       

施策⑥在宅勤務を導入する
在宅勤務とは、自宅で仕事をする働き方のことを指します。ライフステージの変化により、育児や介護と仕事を両立しなければならない従業員が出てきます。

しかし、従来の働き方では、育児や介護と仕事を両立することが難しい場面が出てきます。例えば、子どもが発熱した際に、仕事を途中で終わらせて子どもを迎えに行かなければならず、仕事を満足に処理をすることができなくなります。在宅勤務を導入することで、子どもの送り迎え後や子どもが発熱して看病をしている時でも自宅で業務を続けることができるため、育児や介護をしている社員の生産性を高めることができます。
       

施策⑦エントランスに無人電話機と間仕切りを設置する
仕事をしている以上、急な来客を避けることはできません。来客対応をする従業員でなくても、顧客が来社された時には挨拶をするため、集中を妨げる要因となっています。人間は集中が途切れてから再び集中するまでに約25分かかると言われています。

そこで、エントランスに無人電話と間仕切りを設置して、執務スペースとエントランスを明確に分けることをおすすめします。これらを設置することで、急な来客があった際でも来客対応をする従業員以外の集中力を継続することができます。
       


この他にも業務部門の生産性を向上させる施策はいくつもあります。
弊社での実践事例からお力になれる部分もございます。
業務部門の生産性向上にお悩みを抱えている企業様はお気軽にご相談ください。

https://www.maruzen-office.jp/