2026.03.16

オフィスづくり通信

ペーパーレス化の第一歩！ペーパーレスFAXを導入しませんか？Vol.8

最近ではオフィスや一般家庭でFAXを使用する機会が減ってきました。その一方で発注や支払通知などでFAXが必須とされている方もいるのではないでしょうか？ペーパーレス化を進めたくても取引先からFAXでのやり取りを希望された場合、その件数が少数であってもFAXを廃止することはできません。実はFAXを廃止せずにペーパーレス化する方法があります。それはペーパーレスFAXです。今回はペーパーレスFAXについてご紹介します。

ペーパーレスFAXとは

ペーパーレスFAXとは、これまでFAX機で受信し、用紙にプリントアウトしていたFAX文書をPDFデータとして管理できるFAXのことです。受信したFAXは共有フォルダに保存され、指定のメールアドレスへの転送もできます。また、受信したFAX文書の読込み機能だけでなく、書き込みや返信も行うことができます。製品によっては、FAX受信の通知機能もあり、PDFデータとして保存した重要なFAX文書を見逃す心配もありません。

代表的なペーパーレスFAXの機能

FAX文書のPDF化、FAX文書の自動振り分け保存、受信時の通知、着信のお知らせ、FAX文書の追記・簡単編集、FAX返信

ペーパーレスFAXの導入で得られるメリット

① いつでもどこでも確認できる

ペーパーレスFAXは、インターネット環境と受信用のパソコンがあれば閲覧することができ、外出先やリモートワーク中でも内容を確認できます。また、取引先から届いたFAXも外出先からでも返信をすることができ、業務効率を高めることにつながります。外回りの多い営業職がいる企業様やリモートワークに取り組む企業様には特におすすめです。

② 経費削減につながる

ペーパーレスFAXを導入することにより、受信したFAX文書はパソコン上で閲覧することができます。FAX文書を紙に印刷する必要がなくなったり、FAX文書を送付するために印刷をする必要がなくなるので、紙やトナーなどの印刷にかかるコストが減り、経費削減につながります。毎日大量のFAX文書が届く企業様ほど、経費削減の効果が高まります。

③ セキュリティ性が高い

ペーパーレスFAXは通常のFAXと比べてセキュリティ性が高い特徴があります。印刷したFAXデータは紛失するリスクや無関係な人の目に触れる可能性があり、情報漏えいのリスクがあります。しかし、ペーパーレスFAXは共有フォルダや直接個人のメールアドレス宛に届くので、情報漏えいのリスクを最小限にすることができます。

ペーパーレス化FAXの導入事例

印刷コスト削減（地方自治体）

某自治体様では、FAXの使用で年間数十万枚以上の印刷とそれに伴うFAX書類の振り分け作業がありました。ペーパーレスFAXを導入したことにより、5万枚程度の印刷枚数を削減することができ、大幅な印刷コストの削減につながりました。

業務効率化（通信機器販売業）

通信機器を販売している某企業様は、届いたFAXへの返信はオフィスに戻らなければできず、事務作業による残業が常態化していました。ペーパーレスFAXを導入したことにより、外出先でもFAX文書の確認や返信ができるようになりました。帰社後の事務作業量が軽減され、業務効率化につながりました。

サービス品質の向上（製造業）

某製造業様では、FAX経由で発注書や注文書が毎日300枚程届いていました。顧客から発注書や注文書の確認を依頼されると、大量のFAXから書類を探す必要があり、回答に時間がかかりました。ペーパーレスFAXを導入したことにより、顧客から届いたFAX文書を「検索」することで簡単に探し出すことができ、サービス品質向上につながりました。

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