『アナログな会議をオンライン化するメリットと導入方法』Vol.4
感染症対策やテレワークの推進などにより、Web会議システムを活用してオンライン会議を行う企業が増えています。オンライン会議は、「業務効率化」や「コミュニケーションの活性化」などの様々な効果が期待できます。
しかし、オフィスでの会議と環境が異なるため、円滑にオンライン会議をおこなうためには、「ツールの整備」や「オンライン会議のルール」などが必要になります。
今回はアナログな対面での会議をされている方向けに、オンライン会議のメリットと導入方法をご紹介いたします。
メオンライン化のメリット
- コストを削減できる
オンライン会議ができるようになると、会議のためにオフィスへ移動する必要がなくなり、費やしていた交通費を削減できます。また、オンライン会議では資料を電子化して参加者に共有するので紙媒体を印刷する必要がありません。そのため、資料を印刷するコストを削減できます。
- 業務効率化に繋がる
オフィスで会議をするための移動時間や日程調整の手間が削減できます。そのため、会議を行うために必要な時間や手間が削減できるため業務効率化に繋がります。
- コミュニケーションが活性化する
オンライン会議は場所の制約が少ないため、柔軟に会議を設定できます。それにより、高い頻度で会議を開催できるのでコミュニケーションを活性化できます。
オンライン化の導入方法
- オンライン会議に必要なツールを整備する
オンライン会議に必要なツール
・ノートPC・Web会議システム・ヘッドセット
・スマートフォン・覗き見防止フィルム
- 会議資料を電子化する
オンライン会議の場合、資料を表示したPCの画面を他の参加者のPCに表示させます。そのため、紙媒体の配布は必要ありません。資料は事前に電子化してデータで会議の参加者に共有しましょう。
- オンライン会議のルールを決める
オンライン会議は現地での会議と環境が異なるため、オンライン会議のルールを決めましょう。
おすすめのオンライン会議ルール
・発言しない時はミュートにする・カメラはオンにする
・他の参加者の発言にうなずく・カメラを見ながら話す
沖縄オフィスづくりナビでは、お客様のお悩みやご予算、ご要望をしっかりとお伺いし、状況に合わせて柔軟に対応させていただきます。
オフィスの一括窓口として、オフィス移転検討段階からオフィス設計、アフターフォローまで、移転業務をトータルサポートいたします。
責任者様がお一人で悩むのではなく、オフィス移転の実績・ノウハウが豊富な沖縄オフィスづくりナビにぜひご相談ください。
>>沖縄オフィスづくりナビについての詳細は下記をご覧ください。<<
オフィスナづくりナビのオフィスの内装工事
オフィスづくりに関するお問い合わせはこちら
